Wie kann ich mein E-Commerce-Unternehmen skalieren?

Die Skalierbarkeit von Geschäftsprozessen ist ein entscheidender Faktor für den Erfolg im E-Commerce. Skalierung bedeutet immer auch die Stärkung der Wettbewerbsfähigkeit, unter anderem durch Prozessoptimierung und Automatisierung.

Wie E-Commerce-Unternehmen skalieren können, ist eine Frage, die uns in unserer Arbeit als Digital Consultants täglich begegnet. Nun möchten wir unsere Erkenntnisse und Erfahrungen aus über 20 Jahren im E-Commerce-Business präsentieren.

Eine erfolgreiche Skalierung erfordert nicht nur eine sorgfältige Analyse der bestehenden Geschäftsprozesse, sondern auch eine Optimierung derselben. Mithilfe digitaler Technologien konnten viele Unternehmen in den vergangenen Jahren ihre Geschäftsprozesse digitalisieren.

Die Automatisierung durch digitale Technologien ist eine Möglichkeit, um die Effizienz und Produktivität von Geschäftsprozessen zu steigern. Durch die Verwendung von Technologien wie CRM-Systeme, E-Commerce-Plattformen, Self-Service-Portale oder Logistik-Software können Geschäftsprozesse automatisiert und effizienter gestaltet werden. Eigentlich sollte die Verwendung solcher Technologien mittlerweile ein etablierter Standard sein. Jedoch hinken, trotz Corona, immer noch viele Klein- und mittelständische Unternehmen hinterher. Wenn dein Unternehmen zufällig zu diesen gehört, so besteht die Möglichkeit, solche Digitalisierungsprojekte fördern zu lassen. Wenn Sie mehr über mögliche Förderungen nachlesen möchten, können Sie dies hier.

Die Optimierung durch digitale Technologien ist jedoch nur ein Aspekt. Prozessoptimierung Techniken wie Lean Management oder Six Sigma sollten zeitgleich oder vor den neuen Technologien etabliert werden. Diese Ansätze zielen darauf ab, Prozesse zu standardisieren, zu optimieren und kontinuierlich zu verbessern.

Prozessoptimierung bedeutet auch immer Veränderung für deine Mitarbeiter. Diese benötigen, je nach Automatisierungsgrad, neue Fähigkeiten und Kompetenzen. Eine Möglichkeit, um die Fähigkeiten und Kompetenzen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu verbessern, ist die Investition in Schulungen und Weiterbildungen sowie benutzerfreundliche Technologien.

Zur Umsetzung der empfohlenen Maßnahmen schlagen wir eine iterative Planung in Phasen vor. Hierbei kann insbesondere das Business Process Reengineering (BPR) Modell vertiefend zur Projektplanung und -umsetzung genutzt werden. Die hier beschriebenen Phasen dienen lediglich einer groben Orientierung.

Phase 1 Identifikation des Ist-Zustandes und Vorbereitung

In dieser Phase sollen folgende Fragen geklärt werden:

• Welche Prozesse gibt es?
• Welche Prozesse sind betroffen?
• Welche Prozesse müssen neu eingeführt werden?

Hierbei sollten die Geschäftsprozesse end-to-end betrachtet und ausführlich dokumentiert werden, inklusive der Ressourcen, die für jeden Prozess benötigt werden. Es ist auch wichtig, die vorhandenen Ressourcen wie digitale Kompetenzen und die Bereitschaft der Belegschaft für Veränderungen im Sinne des Change-Managements zu identifizieren. Das Ziel dieser Phase ist die Prozessmodellierung des Ist-Zustandes der Organisation.

Phase 2 Analyse des Ist-Zustandes

Bei einer Potenzial-, FME- oder SWOT-Analyse sollten folgende Fragen beantwortet werden:

• Welche Prozesse können optimiert, digitalisiert und automatisiert werden?
• Welche Ressourcen sind notwendig und können hierfür intern/ extern verwendet werden?
• Welche Ursache-Wirkungsketten gibt es? Welche Fehlerquellen sind möglich?
• Wie können die Betroffenen beteiligt werden?

Woher weiß ich, dass ein Prozess automatisiert und digitalisiert werden kann?

Wenn sich Prozessschritte präzise und granular dokumentieren lassen, sind die Chancen für eine Automatisierung und Digitalisierung ziemlich hoch.

Die Prozessanalyse sowie die Entwicklung eines tiefgreifendes Verständnis ist Grundlage für jede Transformationsphase. Ein Grund, warum wir zu Beginn eines Projektes einen umfangreichen Workshop machen, um herauszufinden, welche Prozesse wie in einem digitalen Business abgebildet, optimiert, vernetzt und automatisiert werden können.

Mehr über unsere Workshops können Sie hier lesen.

Phase 3: Soll-Modellierung und Konzeptionierung

Ziel ist eine realistische Definition der zukünftigen Prozesse und Ziele sowie die Definition der Soll-Ablauforganisation. Ziele sollten SMART formuliert. Auch die Definition passender Systeme zur Digitalisierung der Geschäftsprozesse und Erarbeitung der zukünftigen Ablauforganisation sowie Realisierungsplanung ist Teil dieser Phase. Hierzu gehört auch ein Fortbildungs- und Beteiligungsmodell im Sinne des Change-Managements.

Phase 4 Implementierung:

Schritt 1 ist nach dem BPR-Modell zunächst die Pilotierung, in der Mitarbeiter qualifiziert, erste Prozesse implementiert und auditiert werden. Ziel ist die Erprobung der zukünftigen Ablauforganisation. Das eigentliche Roll-Out und die vollständige Implementierung sollten erst stattfinden, wenn die Prozesse stabil und erprobt sind. Der Fokus des zweiten Schritts gemäß dem BPR-Modell, liegt auf der weiteren Qualifizierung der Mitarbeiter, der Prozessimplementierung, der Fortschrittsmessung und der Festlegung der Betriebsreife

Zu überlegen gilt, welche Prozesse parallel und welche iterativ eingeführt werden können. Insbesondere die Technologieimplementierung und Anbindung sowie die damit einhergehenden Kompetenzen und Qualifizierungsmaßnahmen sollten gut geplant und bedacht werden. Ebenso muss überlegt werden, welche weiteren Management-Methoden ebenfalls implementiert werden müssen, um zu einer langfristig autarken Anpassungsfähigkeit und Agilität im Sinne von „Dynamic Capabilities“ zu befähigen.

Eine der wichtigsten Fragen ist, wie verschiedene Systeme miteinander verknüpft werden können. Hierfür gibt es verschiedene Technologien wie APIs, EDI, Middleware oder auch ETL, um nur einige zu nennen. Die Wahl der richtigen Technologie hängt von vielen Faktoren ab, wie z. B. den vorhandenen Systemen, der Komplexität der Daten und der benötigten Automatisierung. Ebenso gilt es häufig zu entscheiden, welches neue System eingeführt werden soll.

Bei der Systemwahl oder der Make-or-Buy-Entscheidung sollten folgende Punkte beachtet werden:

• Funktionsumfang
• Automatisierbarkeit
• Leistung (Skalierbarkeit, Performance wie Ladegeschwindigkeiten)
• Open-Source vs. Proprietäre Systeme
• Standardsoftware vs. Individualsoftware
• Tech-Stack (Welche Frameworks werden im System verwendet?)
• Community-Größe des Systems und dessen zugrunde liegenden Tech-Stacks
• Verbreitung der Systeme
• Interoperabilität: Schnittstellen und Integrierbarkeit in interne und externe Systemlandschaften (ERP; PIM und Marktplätze wie Amazon oder Otto)
• Supportmöglichkeiten durch den Anbieter oder durch Dritte
• Kosten (Lizenzen, Wartung, Entwicklung, Betrieb)
• Benutzerfreundlichkeit, Bedienbarkeit und Komplexität, benötigter Kompetenzen
• Sicherheit und Datenschutz
• Anpassungsfähigkeit und Individualisierbarkeit
• Ressourcenverbrauch

Auch die Frage, ob man Open-Source oder proprietäre Systeme verwenden soll, stellt sich oft. Open-Source-Systeme bieten den Vorteil, dass sie kostenlos sind und die Community kontinuierlich daran arbeitet, sie zu verbessern. Proprietäre Systeme hingegen bieten oft einen besseren Support und zusätzliche Funktionen. Hier gilt es abzuwägen, welche Prioritäten das Unternehmen hat und welche Systeme am besten zu seinen Bedürfnissen passen.

Die Wahl des Hosting-Providers ist ebenfalls wichtig. Hyperscaler wie Amazon Web Services oder Microsoft Azure bieten oft eine skalierbare und sichere Hosting-Lösung an, allerdings sind sie auch oft teurer als kleinere Hosting-Provider. Hier gilt es, die eigenen Anforderungen an die Hosting-Lösung und das Budget des Unternehmens zu berücksichtigen. Dabei sollte man jedoch auch die Gefahr eines Vendor-Lockins abwägen, also ob und wie sehr man sich langfristig an einen einzigen Anbieter binden möchte. Je mehr anbieterspezifische Services und hiermit abgebildete digitale Geschäftsprozesse in der IT-Infrastruktur Verwendung finden, desto unlösbarer werden die gesamte IT-Landschaft und die darin enthaltenen Geschäftsprozesse mit dem jeweiligen Anbieter. Dies kann zu höheren Abhängigkeiten führen, die immer schwerer aufzulösen sind. Anbieter können durch das Schaffen eines solchen Vendor-Lock Preise abseits von marktüblichen Konkurrenzsituationen verlangen, da die Wechselkosten zu einem neuen, kostengünstigeren und eventuell auch effizienteren Anbieter zu hoch wären.

Wie Sie Hosting-Kosten sparen können, erfahren Sie hier.

Gerne beraten wir Sie zu passenden E-Commerce Systemen sowie zu geeigneten Managed Hosting Services.

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Wer in den E-Commerce einsteigen oder diesen optimieren möchte, dem stellt sich meistens die Systemfrage.

Je nach Anforderungen, vorhandener Systeme, des Use-Cases als auch vorhandener Ressourcen, gibt es unterschiedliche Möglichkeiten. Unter anderen bieten sich Shopsysteme wie Shopware oder Chameleon, die eine Vielzahl von Funktionen anbieten, wie z.B. Bestell- und Lagerverwaltung, Rechnungserstellung oder auch Analyse-Tools, an. Allerdings sollte man hier auch darauf achten, dass das Shopsystem mit den anderen Systemen kompatibel ist und genügend Flexibilität bietet, um individuelle Anforderungen umzusetzen. Shopware bietet unter anderem Integrationen für eine vollumfängliche Mutlichannel Strategie, in der Marktplätze aber auch das Kassensystem im lokalen Geschäft angebunden werden können.

Durch Open-Source-basierte Systeme wie Shopware lassen sich Vorteile von Standard- als auch von Individualsoftware kombinieren und Nachteile beider Vorgehensweisen verringern. Denn der Nachteil bei streng proprietären Lösungen ist, dass diese häufig nur schwer anpassbar sind. Eine gut durchdachte technische Infrastruktur kann dazu beitragen, Geschäftsprozesse zu optimieren und die Skalierung eines E-Commerce-Unternehmens zu erleichtern. Dabei ist es wichtig, die eigenen Anforderungen und Bedürfnisse genau zu kennen und die richtigen Technologien und Systeme auszuwählen, um reibungslose Prozesse zu gewährleisten.

Folgende Ziele sollten hierbei verfolgt werden:

• Erhöhung der Prozesseffizienz
• Senkung der Prozesskosten
• Verbesserung des Informations Niveaus
• Senkung der Fehlkäufe
• Straffung der Lieferkette
• Verbesserung des Services

Die zu digitalisierungen Prozesse können folgendermaßen skaliert werden:

Horizontale Skalierung

Bestehende Produkte oder Dienstleistungen werden auf neue digitale Märkte wie Amazon oder Otto oder neuen Kundensegmente ausgeweitet. Durch die Vergrößerung des Kundenstamms und der Online-Präsenz kann dein Unternehmen mehr Umsatz generieren und seine Bekanntheit steigern.

Vertikale Skalierung

Produkte oder Dienstleistungen werden durch die Erweiterung der Wertschöpfungskette verbessert. Dein Unternehmen kann beispielsweise die Produktion oder den Vertrieb im Sinne eines D2C-E-Commerce selbst in die Hand nehmen oder sich an Lieferanten beteiligen, um Kosten zu sparen und den Gewinn zu steigern.

Skalierung durch Diversifikation

Dein Unternehmen kann über einen Online Shop leicht weitere neuer Produkte oder Dienstleistungen anbieten und schnell neue Geschäftsfelder erschließen. Eine flexible IT-Infrastruktur erleichtert eine Rekombination von bereits vorhandenen Dienstleistungen und Produkten hin zu neuen Schöpfungen.

Bei der Wahl der Skalierungsstrategie sollte das Unternehmen die vorab identifizierten Geschäftsprozesse und die technische Infrastruktur berücksichtigen. Eine horizontale Skalierung kann beispielsweise eine Erweiterung des Shopsystems oder eine Anpassung des Marketingkonzepts erfordern, während eine vertikale Skalierung möglicherweise Änderungen in der Produktion oder Logistik erfordert. Egal welche Strategie letztendlich gewählt wird, eine klare digitale Strategie zur Digitalisierung von Geschäftsprozessen ist unserer Meinung nach Voraussetzung für eine funktionierende Skalierung.

Textbasierte KI wie ChatGPT zur Automatisierung von Prozessen

Gerade Marketer, Vertriebler und Entwickler nutzen zunehmend ChatGPT um Prozesse zu optimieren und zu automatisieren. Durch textbasierte KI wie ChatGPT werden Prozesse wieder komplett neu aufgerollt, optimiert und automatisiert. Für die Implementierung dieser empfehlen wir jedoch das gleiche oben beschriebene Vorgehen, ChatGPT kann auch bei der Identifikation von optimierbaren und automatisierbaren Prozessen helfen. Der große Vorteil von ChatGPT: man kann präzise und schnelle Analysen durchführen und auf eine zumindest in der Theorie quasi unendlich große Referenzdatenbank zurückgreifen. Auch bei der Bewertung von Prozessen können Daten und Informationen leicht schnell verarbeitet und Bewertungen oder Prognosen erstellt werden. Gewisse bis dato vorgenommene manuelle Schritte können nun in deutlich größerem Umfang automatisiert werden. Die oben formulierten Ziele von Prozessoptimierung, wie Senkung der Prozesskosten bei gleichzeitiger Erhöhung der Effizienz, können hierdurch erreicht werden.

Gerne beraten wir dich und dein Unternehmen zu ihrer Digitalisierungsstrategie. Gemeinsam identifizieren und analysieren wir in einem Workshop Ihre Geschäftsprozesse und können anschließend einen fundierten Maßnahmenplan empfehlen, mit dem du auch andere Digital Agenturen zur Umsetzung beauftragen könntest. Was du nach unserem Workshop aber wahrscheinlich nicht möchtest.

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